A rendezvényszervezői munka egy izgalmas, ám meglehetősen nehéz hivatás. Aki ebben a szakmában dolgozik, annak az élete folyamatos pörgés, határidőkkel kel és fekszik, a teendők listája pedig sosem ér véget.
Ám egy nagyobb volumenű rendezvény profi megszervezése nemcsak az önbizalomnak tesz jót, hanem a szakmai hírnevet is erősíti, az igazán megbecsült szakemberek kegyeiért pedig szinte versenyeznek az ügyfelek.
Idáig eljutni persze sok-sok évnyi kitartó munka eredménye, amihez elengedhetetlen a profi segédeszközök alkalmazása is, hiszen csak így lehet megbirkózni minden feladattal. A remek integrációs megoldásokkal rendelkező MiniCRM például akkor is nagyon hasznos lehet számodra, ha rendezvényszervezéssel foglalkozol. Nézzünk is pár példát, hogy hogyan!
Gyűjts érdeklődőket könnyedén
Egy-egy rendezvény megszervezésének egyik első lépése, hogy a célcsoport számára reklámozd az eseményt, és minél több lehetséges résztvevőt gyűjts. Ez ma már főként az interneten zajlik, például a közösségi médiában vagy weboldalakon.
Úgy tűnik, az embereket érdekli a rendezvény, sorra érkeznek a regisztrációk a kitöltött űrlapokkal. Viszont ezeket fel is kell dolgozni, ami valljuk be, kézzel, egyesével hatalmas munka lenne. Ám ha CRM rendszert használsz, ezzel semmi dolgod sem lesz, hiszen megoldható, hogy a kitöltött űrlapok adatai azonnal a szoftverbe érkezzenek, ami készít is rögtön egy saját adatlapot a kapott információkból.
Levelezés fáradság nélkül
Amíg a rendezvény napja elérkezik, folyamatosan fenn kell tartanod a résztvevők érdeklődését, azaz kommunikálnod kell velük, méghozzá e-mailek útján. Az alapvető, hogy a regisztráció után kapnak egy üdvözlő levelet, amiben megköszönöd a jelentkezést, és megígéred, hogy hamarosan jelentkezel a továbbiakkal kapcsolatban.
Pár nap múlva mehet egy újabb e-mail, amiben ismerteted a részleteket, majd esetleg néhány nappal a rendezvény előtt egy emlékeztető, hogy biztosan ne feledkezzen meg a rendezvényről.
Egy több száz vagy akár ezer fős eseményre ezt a sok levelet kézzel kiküldeni rengeteg idő, de a CRM előre megírt sablonok alapján, ütemezett időpontokban automatikusan is el tudja végezni ezt a feladatot.
Minden határidő egy helyen
Mikor kell felhívni a cateringszolgáltatót? Hány órakor is van a találkozó a dekorosokkal? Mikorra ígértünk visszajelzést az árajánlattal kapcsolatban a hangosítást végző cégnek? Rengeteg határidő, amit esélytelen észben tartani, de a jegyzetfüzetek és post it cetlik sem visznek sokkal előrébb.
A MiniCRM azonban igen! A manuálisan felvett vagy a rendszer által generált automata teendőkhöz ugyanis mindig tartozik egy határidő, az aznapi feladatok pedig megjelennek a főoldalon, a Mai napom nézetben. Sőt, a lejárt taskok pirossal világítanak, így tényleg lehetetlen figyelmen kívül hagyni őket!
Ha egy ilyen könnyen kezelhető, sokrétű szoftver lesz a mindennapi segítőtársad, sokkal hatékonyabb lesz a rendezvényszervezői munkád.
